OCTOVO bearbeitet Word, Excel, PowerPoint, PDF, Text und Bilder direkt am Original, legt vorher lautlos eine Version an und sammelt erkannte Rechnungen in Mappen, die am Monatsende an deine Steuerkanzlei gehen.
Dateien
Er arbeitet am Original — und du kommst trotzdem zurück
Word, Excel, PDF ändern — jeder Stand per Klick zurück. Es gibt keinen Ordner „OCTOVO-Kopien“, in dem am Ende drei Fassungen desselben Angebots liegen. Er ändert die Datei, die du sowieso hast. Bevor er sie anfasst, legt er lautlos den Stand davor beiseite.
Word, Excel, PowerPoint, PDF, Text, Markdown, CSV und Bilder. PDF zusammenführen, teilen, ausfüllen, unterschreiben; Bilder zuschneiden und umwandeln. Die Texterkennung läuft auf deinem Gerät.
Darüber liegt eine Volltextsuche über alles, was er kennt. „Wo war noch mal die Zusage über die 4.200 Euro?“ ist damit eine Frage und keine halbe Stunde.
Belege
Ein Monat, fünf Stufen, ein Satz am Anfang
Erkennen, sammeln, zur Steuerkanzlei weiterleiten. Du sagst einmal: „Wenn eine Rechnung kommt, sammle sie bis Monatsende und schick dann alles an meine Steuerberaterin.“ Danach läuft der Monat so ab:
Die Summe des Monats geht am Monatsende weiter.
- Am 14. Juli, 8:12 Uhr
Die Rechnung kommt an
Eine Mail der Telekom mit PDF im Anhang. OCTOVO liest den Anhang, erkennt Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuersatz und Brutto.
- Eine Sekunde später
Sie wird abgelegt
Die Datei landet sauber benannt im Belegordner: 2026-07-14_Telekom_84,90EUR.pdf. Der Beleg wandert in die Mappe „Rechnungen Juli“.
- Am Abend
Du erfährst die Summe
Keine Meldung je Rechnung, sondern eine Tagessumme. Was nicht hineingehört, wirfst du mit einem Klick raus.
- Am 31. Juli, 18:00 Uhr
Die Mappe geht weiter
Ein Archiv mit allen Belegen plus Übersichtstabelle — Datum, Lieferant, netto, Steuer, brutto, Kategorie — an deine Steuerkanzlei.
- Vor dem Senden
Du gibst frei
Diese eine Mail geht immer über deine Freigabe, egal welche Stufe eingestellt ist: Sie enthält Geldwerte und Daten Dritter.
Was du aus einer Mappe wirfst, merkt er sich als Regel — „Bestellbestätigungen von Amazon sind für dich keine Rechnungen“. Doppelt bezahlte Rechnungen und Mahnungen erkennt er und legt sie dir vor, statt sie stillschweigend mitzusammeln.
Rückweg
Jeder frühere Stand ist einen Klick entfernt
Was abgelegt ist, verfällt mit der Zeit.
-
Zu jeder angefassten Datei steht der Verlauf: wann, warum, was vorher drin stand. Ein Klick auf „Diesen Stand wiederherstellen“ genügt.
-
Gelöschte Dateien liegen 30 Tage im Papierkorb. Den kann OCTOVO nicht leeren — das ist mit Absicht so gebaut, damit ein Fehler von ihm nie endgültig ist.
-
Welche Ordner er überhaupt sehen darf, legst du fest. Alles andere existiert für ihn nicht, auch nicht beim Suchen.
Grenzen
Er sortiert. Entscheiden musst du.
- Kein Steuerrat.
- Er erkennt, liest aus, ordnet und rechnet zusammen. Ob etwas Betriebsausgabe ist, entscheidet deine Steuerkanzlei — er sagt das auch so.
- Nichts unbemerkt.
- Jede Änderung an einer Datei steht mit Zeitpunkt, Anlass und Begründung im Protokoll. Auch die Fälle, in denen er etwas nicht durfte.
- Nichts endgültig.
- Endgültiges Löschen bleibt bei dir, unabhängig von der eingestellten Stufe. Umbenennen und Verschieben nimmt der Versionsverlauf zurück.
Wie aus dem einen Satz ein Auftrag wird Warum diese eine Mail immer zur Freigabe geht