OCTOVO ist für Selbständige und Betriebe mit einer bis zehn Personen gebaut, die kein Sekretariat haben, aber ein volles Postfach — und besonders für Berufe, in denen Daten das Gerät nicht verlassen dürfen.
Für wen
Für alle, die kein Sekretariat haben, aber ein volles Postfach
Für Betriebe von einer bis etwa zehn Personen — bei denen Post, Termine und Belege zusätzlich zur eigentlichen Arbeit anfallen.
Damit hier nichts schiefgeht: OCTOVO ist neu und hat noch keine Kunden — deshalb steht hier keine einzige Kundenstimme. Die Abläufe unten sind aus dem Produktkonzept gebaut.
Auf jeder Karte steht, wer wen duzt.
Wer damit arbeitet
- Selbständige und Kleinunternehmen Die Kerngruppe: kein Sekretariat, aber täglich Postfachdruck.
- Handwerk, Agenturen, Praxen Wiederkehrende Korrespondenz mit festen Mustern — Anfragen, Angebote, Termine.
- Kanzleien und Steuerbüros Weil die Daten das Gerät nicht verlassen und der Nachweis lückenlos ist.
- Vielbeschäftigte Privatleute Behörden, Versicherungen, Familienorganisation — dieselben Werkzeuge, anderer Anlass.
Beispiel 1
Ein Dienstag als Selbständige
Konstruiertes Beispiel, kein Kundenbericht. Jeder Schritt entspricht dem, was OCTOVO tatsächlich tut.
Der Tag läuft vom Überblick über Post und Termine bis zum Feierabend.
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Der Überblick liegt da
Zwölf neue Mails, drei davon wichtig. Zwei Termine, der erste um 9:30 — die geschätzte Fahrt dazwischen ist schon abgezogen. Die Anfrage von Bauer & Söhne wartet seit Freitag.
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Zwei Freigaben, zwei Minuten
Eine Terminbestätigung hat er schon selbst geschickt. Zwei Antworten liegen fertig da, jede mit einem Satz Begründung. Eine gibst du frei, eine änderst du.
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Angebot aus dem Auto heraus
„Schick Herrn Bauer das Angebot von letzter Woche mit dem neuen Preis für Position 3.“ Er ändert das Word-Dokument am Original, sichert den Stand davor und legt den Entwurf vor.
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Feierabend heißt Feierabend
Ruhezeit beginnt. Nichts wird mehr gesendet, nichts klingelt — außer, es steht jemand auf deiner Vorfahrtsliste.
Der Morgen
Ein Morgen im Detail
Die vier Karten des Morgen-Überblicks, ausgeschrieben.
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12 neue Mails
3 davon wichtig, 4 waren Werbung. Die hat er weggeräumt.
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Zwei Termine
Der erste um 9:30 — die 25 Minuten geschätzte Fahrtzeit rechnet er selbst mit.
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Eine Sache wartet
Die Anfrage von Bauer & Söhne liegt seit Freitag ohne Antwort.
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Zwei Entwürfe
Warten auf deine Freigabe, beide mit Begründung.
Beispiel 2
Ein Mittwoch im Handwerksbetrieb
Vier Leute, ein Büro, das eigentlich niemand macht. Vier Stellen, an denen OCTOVO ansetzt.
Auf der Werkbank liegen Angebote und Rechnungen.
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Anfragen
Sechs Anfragen über das Kontaktformular, drei davon ohne jede Angabe zu Umfang und Termin. OCTOVO fragt freundlich nach Budget, Zeitrahmen und Ort zurück — und legt jeden Faden als offene Sache an.
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Nachfassen
Angebote, auf die seit zehn Tagen niemand geantwortet hat, legt er dir mit einem fertigen Zweizeiler vor. Das ist der Umsatz, der sonst liegen bleibt.
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Belege
Tankquittungen, Baumarktrechnungen, Werkstattrechnungen — fotografiert, erkannt, benannt, in der Mappe. Am Monatsende geht die Mappe zur Steuerkanzlei, nach deiner Freigabe.
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Abends
Was er tagsüber getan hat, steht in einer Liste. Nicht als Zahlenwerk, sondern in Sätzen: „Ich habe drei Rückfragen geschickt und zwei Rechnungen abgelegt.“
Beispiel 3
Eine Kanzlei, eine Praxis, ein Steuerbüro
Für Arbeitgeber gilt zusätzlich: Die Bildschirmbeobachtung ist auf einem Arbeitsgerät ohne Betriebsvereinbarung nicht zulässig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). OCTOVO weist beim Einschalten darauf hin, statt es dich herausfinden zu lassen.
- Wo die Akte bleibt
- Mandantenpost, Dokumente und Kontakte liegen verschlüsselt auf dem Gerät. Wir haben keine Kopie, keinen Fernzugriff und keinen technischen Weg dorthin.
- Was hinausgeht
- Für eine einzelne Frage geht ein Ausschnitt an das Sprachmodell — nie die Akte, nie das Postfach am Stück. Der Weg steht Station für Station auf der Sicherheitsseite.
- Die Papiere dazu
- Auftragsverarbeitungsvertrag, Unterauftragsverarbeiter mit Ort und Zweck, Löschfristen: alles fertig ausformuliert und beim Kauf mitgeschlossen.
- Die Sperre für § 203
- In Verschwiegenheitsberufen ist die Bildschirmbeobachtung gesperrt und muss einzeln freigegeben werden. Sie ist ohnehin ab Werk aus.
- Der Nachweis
- Das Protokoll ist lückenlos, exportierbar und nicht löschbar — auch für die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Ehrlich
Für wen OCTOVO nichts ist
- Für große Organisationen mit eigener IT. Keine zentrale Verwaltung, keine Rollen über hundert Plätze, kein eigenes Rechenzentrum.
- Für Rechner, die aus sind. Ist dein Gerät aus, passiert nichts — er holt Verpasstes beim Hochfahren nach. Wer Automatik rund um die Uhr braucht, braucht etwas anderes.
- Für Massenversand. Kaltakquise und gekaufte Listen: geht nicht, soll nicht gehen. Über 20 Empfänger je Nachricht ist Schluss.
- Für private WhatsApp-Automatik. Meta erlaubt es nicht. Er formuliert die Antwort, senden musst du selbst.